Ogólna zasada zarządzania kapitałem obrotowym to w istocie zasada kompromisu między koniecznością wywiązywania się z bieżących zobowiązań ( możliwe wysoki poziom kapitału obrotowego) i niechęcią do zamrożenia środków pieniężnych ( możliwie niski poziom kapitału obrotowego).

Pojęcie i podział kapitału obrotowego.

Termin kapitał obrotowy pochodzi od starego jankeskiego domokrążcy, który ładował swój wóz towarami i udawał się w swoją drogę, aby je rozprowadzać. Towary te były zwane kapitałem obrotowym, gdyż były tym, co sprzedawał, a raczej, czym obracał, dla zapewnienia sobie zysków. Wóz i koń były jego własnością, a więc były finansowane kapitałem własnym, natomiast towary były nabywane za pożyczane środki zwanymi pożyczkami na kapitał obrotowy.
Pojęcie kapitału obrotowego nie jest jednoznaczne, stąd też w literaturze używa się dwóch pojęć do określenia kapitału obrotowego, którymi są: kapitał obrotowy brutto i kapitał obrotowy netto.
Kapitał obrotowy brutto rozumiany jest jako aktywa bieżące firmy (nazywane także środkami obrotowymi bądź też majątkiem obrotowym), które są zaangażowane w bieżącą działalność przedsiębiorstwa.
Natomiast kapitał obrotowy netto (zwany też kapitałem pracującym, z ang. working capital) jest różnicą pomiędzy aktywami bieżącymi a zobowiązaniami bieżącymi (krótkoterminowymi). Jest to więc kapitał finansujący określoną część środków obrotowych, mianowicie tę, która nie zostaje pokryta zobowiązaniami bieżącymi, a więc stanowi nadwyżkę aktywów bieżących nad tymi zobowiązaniami. Ująć to można w formie następującego zapisu:

Nadwyżka aktywów obrotowych nad zobowiązaniami krótkoterminowymi odgrywa w przedsiębiorstwie rolę płynnej rezerwy, która nadaje się do zaspokajania potrzeb nieprzewidzianych i jest w każdej chwili do dyspozycji przedsiębiorstwa.
W praktyce kapitał obrotowy netto częściej ustalany jest jako różnica między kapitałem stałym (tj. kapitał własny + zobowiązania długoterminowe) i majątkiem trwałym, a więc uwzględnia się źródła jego finansowania.

Oba ujęcia, aczkolwiek różnią się między sobą interpretacją, z biura rachunkowego punktu widzenia są tożsame.
Uwzględniając zapotrzebowanie na kapitał obrotowy, definicja kapitału obrotowego przyjmuje postać:
Zapotrzebowanie na kapitał obrotowy odpowiada tej części bieżących potrzeb firmy, które są związane z finansowaniem zapasów, należności i innych roszczeń, a które nie znajdują pokrycia w zobowiązaniach bieżących (bez kredytów krótkoterminowych).

Wysokość zapotrzebowania na kapitał obrotowy w przedsiębiorstwie może być znacznie zróżnicowana. Zależy ona od długości cyklu eksploatacyjnego oraz rotacji środków obrotowych uwalniającej płynne środki zamrożone w zapasach i w należnościach.
Do regulowania zobowiązań bieżących służą środki płynne, a więc gotówka w kasie i banku oraz krótkoterminowe papiery wartościowe, które mogą być szybko zamienione na gotówkę. Brak środków na bieżące regulowanie zobowiązań firmy powoduje powstanie zobowiązań przeterminowanych i prowadzi do zachwiania płynności finansowej firmy.
Saldo netto skarbowości (środków pieniężnych) stanowi różnicę między środkami własnymi ( gotówką, krótkoterminowymi papierami wartościowymi), a środkami obcymi ( kredytami krótkoterminowymi).

Majątek obrotowy można podzielić na cztery podstawowe grupy (wg. stopnia ich płynności):
•    zapasy,
•    należności i roszczenia,
•    papiery wartościowe przeznaczone do obrotu,
•    środki pieniężne,

Do zapasów zalicza się zazwyczaj:
•    wartość surowców i materiałów w magazynach,
•    wartość produkcji w toku, ustaloną w sposób wynikający z przyjętego w przedsiębiorstwie rachunku kosztów,
•    wartość zapasów wyrobów gotowych,
•    wartość zapasów towarów w magazynach,
•    wartość zapłaconych zaliczek na poczet przyszłych dostaw materiałów i towarów nie rozliczonych do końca roku bilansowego.

Należności i roszczenia dotyczą należności z tytułu dostaw, robót i usług. Są to sumy pieniężne, które należą się firmie od innych przedsiębiorstw w wyniku sprzedaży tym przedsiębiorstwom wyrobów gotowych, usług lub towarów. Należności powstają też w przypadku, gdy firma płaci lub zadatkuje z góry na przyszłe dostawy materiałów i towarów. Należności mogą też powstawać z tytułu nie zapłaconego kapitału akcyjnego. Ponadto mogą wystąpić należności krótkoterminowe od pracowników, instytucji i organizacji. Do należności zalicza się również roszczenia sporne, które są dochodzone na drodze postępowania sądowego i stanowią należności z tytułu dostaw, robót i usług, roszczenia z tytułu odsetek oraz odszkodowań, zarówno od odbiorców, jak też od dostawców.
Kolejną pozycją majątku obrotowego firmy stanowią krótkoterminowe papiery wartościowe (zwane również papierami wartościowymi przeznaczonymi do obrotu) zakupione w celu odsprzedaży, które obejmują: obligacje, akcje obce, skupione akcje własne, krótkoterminowe bony skarbowe itp.
Środki pieniężne mogą występować w różnej formie i obejmują: gotówkę w kasie przedsiębiorstwa i na rachunku bankowym, wartość weksli i czeków obcych oraz środki pieniężne w drodze.
Po stronie pasywów kapitał obrotowy obejmuje źródła finansowania wyżej wymienionych aktywów bieżących, którymi mogą być zarówno kapitały własne, długoterminowe kredyty i pożyczki, krótkoterminowe kredyty i pożyczki oraz pozostałe zobowiązania krótkoterminowe.
Należy dodać, że tylko część kapitałów własnych, niezwiązanych z finansowaniem majątku trwałego, może być źródłem finansowania aktywów bieżących. Podobnie rzecz ma się z długoterminowymi kredytami i pożyczkami. Tylko część z nich może być zaangażowana w finansowanie majątku trwałego, a część w finansowanie majątku obrotowego.
Kapitał własny może przybierać różną postać, w zależności od formy prawnej przedsiębiorstwa. Kapitałem własnym jest więc fundusz założycielski i fundusz przedsiębiorstwa w przedsiębiorstwie państwowym; kapitał: udziałowy, zapasowy i rezerwowy w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością; kapitał akcyjny, zapasowy i rezerwowy w spółce akcyjnej. Zysk jednostki gospodarczej również zwiększa kapitał własny. Kapitał własny tworzy się z wkładów właściciela podmiotu gospodarczego, wspólników, wpłat udziałowców lub akcjonariuszy za nabyte udziały i akcje. Kapitał własny zwiększa się lub maleje w wyniku działalności jednostki gospodarczej.
Drugą część kapitałów stałych stanowią długoterminowe kapitały obce tzn. takie, które zostały pożyczone na czas dłuższy niż jeden rok. Są to kredyty bankowe, różnego rodzaju pożyczki hipoteczne czy gwarantowane, udzielone przez inne podmioty gospodarcze funkcjonujące na rynku.
Natomiast zobowiązania krótkoterminowe należą do bieżących źródeł finansowania majątku obrotowego, czyli takich, których termin płatności jest krótszy niż jeden rok.

Obejmują one:
•    krótkoterminowe kredyty zaciągnięte w bankach,
•    pożyczki od innych podmiotów gospodarczych,
•    zobowiązania wobec dostawców z tytułu dostaw, robót i usług,
•    zobowiązania wobec budżetu,
•    zobowiązania z tytułu wynagrodzeń,
•    pozostałe zobowiązania,
•    fundusze specjalne.

W ramach kredytu krótkoterminowego banki oferują: kredyt w rachunku bieżącym, kredyt w rachunku kredytowym, kredyt wekslowy, kredyt lombardowy i inne. Zobowiązania wobec dostawców można podzielić na dwie zasadnicze grupy, tj. na zobowiązania:
•    wynikające z normalnego cyklu rozliczeń, które służą finansowaniu majątku obrotowego, ale nie powodują konieczności ponoszenia z tego tytułu kosztów,
•    stanowiące kredyt handlowy, oznaczający odroczenie przez kontrahenta należnej mu płatności, co łączy się jednak z dodatkowym kosztem, który jest często wyodrębniony w formie skonta, uzyskanego w razie bieżącej płatności.

Zobowiązania wobec budżetu obejmują głównie nie zapłacone podatki i inne obowiązkowe obciążenia, które firmy winne są budżetowi.
Zobowiązania z tytułu wynagrodzeń występują wówczas, gdy moment wypłaty wynagrodzeń występuje później niż moment ich naliczania. Zobowiązania z tego tytułu, jako źródło finansowania są szczególnie korzystne dla przedsiębiorstwa, ponieważ w odróżnieniu od większości innych źródeł są źródłem całkowicie darmowym.
Fundusze specjalne tworzone są przez przedsiębiorstwo na podstawie odrębnych przepisów (fundusz socjalny, mieszkaniowy) lub decyzji podmiotu gospodarczego o podziale zysku. Ze względu na to, że fundusze te nie finansują majątku trwałego, mogą powiększać kapitał obrotowy.
Ostatnią pozycję źródeł finansowania stanowią rozliczenia międzyokresowe bierne, które występują wówczas, gdy firma zalicza w bieżące koszty wydatki, które nastąpią później (np. koszty remontów, które będą wykonane i opłacone później). Są więc formą wewnętrznego zobowiązania, które będzie spłacone w momencie poniesienia realnego wydatku (np. wykonania i zapłaty za remont).
Spośród innych form finansowania majątku obrotowego można wymienić uzyskiwanie kredytów lub dotacje unijne pod zastaw należności bądź zapasów oraz faktoring należności. Faktoring jest umową nienazwaną polegającą na krótkoterminowym finansowaniu towarów i usług przez podmiot, który pośredniczy w procesie rozliczeń finansowych pomiędzy dostawcą i odbiorcą. Najczęściej faktoring jest umową zawartą między bankiem (faktorem) a przedsiębiorstwem (dostawcą) o zakup przez bank wierzytelności powstałych w wyniku świadczonych przez nie dostaw.
Cykl kapitału obrotowego.

Ważną własnością kapitału obrotowego jest jego ustawiczny ruch, powodujący częstą zmianę jego postaci. Nadaje mu to charakter pewnego cyklicznego procesu, w którym można wyróżnić kilka etapów. Cykl kapitału obrotowego można zobrazować graficznie:

Początkiem cyklu jest gotówka, za którą przedsiębiorstwo kupuje surowce i materiały wykorzystywane następnie w procesie produkcyjnym. Następuje, więc przekształcenie jednej formy aktywów bieżących – gotówki – w inną – zapasy surowców i materiałów, bez zmiany ogólnego poziomu kapitału obrotowego. Przedsiębiorstwo może również nabyć materiały i surowce na warunkach kredytu. Powoduje to wzrost ogólnego poziomu kapitału obrotowego poprzez powstanie zobowiązania firmy wobec dostawców.
W etapie drugim procesu produkcyjnego następuje kolejne przekształcenie surowców i materiałów w wyroby gotowe. Zaangażowanie pracy żywej powoduje albo zmniejszenie gotówki ze względu na konieczność wypłaty zobowiązań za pracę, albo powstanie zobowiązań wobec pracowników, w przypadku, gdy wypłata wynagrodzeń następuje z pewnym opóźnieniem.
Etap następny to sprzedaż wyrobów gotowych. Jeżeli odbywa się za gotówkę, to powiększa się jej stan w przedsiębiorstwie. Jeżeli natomiast sprzedaż odbywa się na kredyt, to powstają należności od odbiorców. W tym etapie zwiększa się wartość majątku obrotowego o zrealizowany na sprzedaży zysk, ponieważ wartość wyrobów gotowych ewidencjonowana jest według kosztu ich wytworzenia, a gotówka lub należności wynikające z ich sprzedaży liczone są według cen zbytu, które mają wkalkulowany zysk.
W systemie kredytu ze względu na przesunięcie w czasie wpływu gotówki, powstaje niejednokrotnie konieczność znalezienia źródeł finansowania krótkoterminowych zobowiązań. Są to zobowiązania wobec pracowników, budżetu lub dostawców, których terminy regulacji przypadają przed momentem wpływu gotówki z tytułu posiadanych należności za sprzedane wyroby gotowe. Ponieważ jednym z możliwych źródeł finansowania tych zobowiązań jest kredyt bankowy, dlatego następuje transformacja zobowiązań wobec pracowników, budżetu czy dostawców na zobowiązania wobec banku. Oczywiście część tych zobowiązań jest regulowana ze środków będących aktualnie w dyspozycji przedsiębiorstwa, co zmniejsza wielkość całkowitych zobowiązań.
W ostatnim etapie cyklu kapitału obrotowego firma uzyskuje wpływy ze sprzedaży na skutek regulacji powstałych wcześniej należności. Umożliwia to spłatę zaciągniętego kredytu, a także innych zobowiązań. Cechą charakterystyczną zakończenia cyklu powinien być przyrost gotówki ponad stan początkowy. Nastąpi to jednak tylko wtedy, jeśli przedsiębiorstwo prowadzi działalność, która przynosi zysk, lub też nie wydało otrzymanych środków na powiększenie stanu posiadania innych czynników produkcji. Cykl kapitału obrotowego nazywany jest również cyklem gotówkowym (z ang. cash to cash cycle). Wyraża on przeciętny okres, jaki występuje między wydatkami gotówkowymi poniesionymi na nabycie składników majątku obrotowego, niezbędnych do prowadzenia działalności oraz wpływami pieniężnymi ze sprzedaży wyrobów gotowych lub usług.
Analiza tego cyklu stanowi jeden z najważniejszych elementów oceny efektywności gospodarowania kapitałem obrotowym.

Długość cyklu kapitału obrotowego uwarunkowana jest przez następujące czynniki:
•    długość cyklu konwersji zapasów, czyli przeciętnego okresu potrzebnego na wytworzenie dóbr finalnych z materiałów wyjściowych i sprzedaży tych dóbr,
•    długość cyklu konwersji należności (zwanego również okresem spływu należności), czyli przeciętnego czasu potrzebnego na zmianę należności na środki pieniężne, tj. na uzyskanie środków pieniężnych ze sprzedaży,
•    długość okresu odroczenia płatności zobowiązań przedsiębiorstwa, czyli przeciętnego okresu między nabyciem materiałów i siły roboczej, a pieniężną zapłatą za nie.

Długość cyklu konwersji zapasów i cyklu konwersji należności określana jest mianem cyklu brutto kapitału obrotowego. Natomiast cykl netto kapitału obrotowego stanowi różnicę pomiędzy cyklem brutto kapitału obrotowego a okresem odroczenia płatności zobowiązań (zwanym także cyklem regulacji zobowiązań).
Cykl netto kapitału obrotowego nazywany jest również cyklem kasowym lub cyklem konwersji gotówki i oblicza się go następująco:
Z interpretacji cyklu kapitału obrotowego wynika, że im dłuższy cykl, tym wolniej następuje konwersja zapasów materiałów w wyroby gotowe oraz w gotówkę potrzebną do rozpoczęcia następnego cyklu. Dłuższy cykl oznacza mniejszą ilość obrotów w roku obrachunkowym, co z kolei powoduje zmniejszenie globalnej kwoty zysku.
Mechanizm ten działa także w drugą stronę, tzn. krótszy cykl kapitału obrotowego oznacza większą ilość jego obrotów w roku i wzrost zysku co, przy niezmienionym poziomie zaangażowanego kapitału obrotowego, podwyższa stopę zysku z kapitału.

Zarządzanie zasobami pieniężnymi.

Zasoby pieniężne, są jednym z podstawowych aktywów każdej firmy. Składają się na nie środki pieniężne na rachunkach w banku, w kasie oraz należą do nich także krótkoterminowe papiery wartościowe, do których zalicza się czeki, weksle, bony skarbowe itp. Stanowią one substytut pieniądza, ponieważ mogą być w stosunkowo krótkim czasie zamienione na gotówkę lub też mogą być wykorzystywane w sposób bezpośredni do regulowania zobowiązań.
Zapewnienie płynności finansowej w przedsiębiorstwie narzuca konieczność utrzymania pewnego poziomu środków pieniężnych. Umożliwiają mu one bowiem nie tylko korzystanie z rabatów proponowanych przez dostawców dóbr zaopatrzeniowych czy też zachowania dobrej oceny zdolności kredytowej w bankach i u dostawców, ale przede wszystkim stwarzają warunki elastycznego reagowania w przypadku zagrożenia utratą płynności finansowej bądź skorzystania z nadarzającej się okazji zakupu produktów po atrakcyjnych cenach lub długów innych firm po cenach znacznie niższych niż ich wartości nominalne.
W literaturze wymienia się dwa aspekty zarządzania środkami pieniężnymi:
•    minimalizację bieżących środków pieniężnych w przedsiębiorstwie i maksymalizację korzyści płynących z ich posiadania,
•    umożliwienie jak najszybszego przepływu środków pieniężnych przez przedsiębiorstwa.

Minimalizacja posiadanych środków pieniężnych wymaga przede wszystkim zapewnienia synchronizacji wpływów i wydatków. Zharmonizowanie tych dwóch elementów zależy w dużym stopniu od przeznaczenia środków pieniężnych oraz prognozy ich przepływu. Minimalizacja stanu gotówki oznacza możliwość zaangażowania pozostałej wolnej kwoty w takim kierunku, aby zmaksymalizować dochody z jej posiadania. Wzrost zysku z całości zasobów gotówkowych może być osiągnięty przez inwestycje w papiery wartościowe o większej rentowności lub poprzez zmniejszenie udziału gotówki nie oprocentowanej bądź poprzez połączenie tych dwóch możliwości.

Przyśpieszenie napływu środków pieniężnych do firmy oparte jest na dwóch założeniach:
•    przyśpieszaniu poboru należności,
•    opóźnianiu regulowania zobowiązań wobec dostawców.

Przyśpieszanie terminów inkasowania należności od odbiorców można osiągnąć poprzez staranny dobór form płatności (przelewy, czeki, weksle itp.). Jest to ważne, zwłaszcza przy mało sprawnym systemie bankowym.
Natomiast opóźnienie regulowania zobowiązań wobec dostawców w oczywisty sposób poprawia stan gotówki, ale może się ono odbywać w terminach wynegocjowanych z dostawcami. W innym przypadku pociąga za sobą pewne koszty i ryzyko.
Instrumentami, które służą zarządzaniu środkami pieniężnymi są:
•    rezerwa gotówkowa,
•    preliminarz środków pieniężnych.

Rezerwa gotówkowa stanowi zasób wolnych środków służących na pokrycie nieprzewidzianych wydatków. Jest więc swoistym amortyzatorem chroniącym przed utratą płynności finansowej, zarazem pozwalającym na swobodne gospodarowanie dodatnimi saldami przepływów pieniężnych pojawiającymi się ponad tą rezerwą.
Preliminarz środków pieniężnych to harmonogram pokazujący prognozowane wpływy i wydatki środków pieniężnych w pewnym okresie. Preliminarz środków pieniężnych jest stosowany do prognozowania nadwyżek i niedoborów środków pieniężnych, a więc jest, dzięki temu, podstawowym narzędziem planistycznym w zarządzaniu środkami pieniężnymi.

Kapitał obrotowy a płynność finansowa.

W literaturze ekonomicznej pojęcie płynność używane jest w różnym znaczeniu. Do najważniejszych określeń zaliczyć można:
•    płynność jako pozytywny stan środków płatniczych,
•    płynność w rozumieniu właściwości składników majątku do powrotnej przemiany w pieniądz,
•    płynność jako stosunek pokrycia zobowiązań składnikami majątku,
•    płynność jako możliwość pokrycia w każdym momencie zobowiązań przedsiębiorstwa.

W praktyce płynność finansowa rozumiana jest w czwartym z przedstawionych określeń, a więc jako zdolność firmy do wywiązywania się z krótkoterminowych zobowiązań, tzn. tych, których terminy płatności nie przekraczają jednego roku (inaczej mówiąc jest to zdolność do uzyskiwania środków pieniężnych w reakcji do zapotrzebowania na nie). Podstawowym źródłem środków służących do ich zaspokojenia są aktywa bieżące, czyli te składniki majątku, które muszą być szybko zamienione na gotówkę. Odpowiedni stopień płynności jest szczególnie ważny w okresie dużej inflacji oraz rozruchu działalności firmy.

Jednym z głównych czynników wpływających na płynność, a tym samym i zdolność płatniczą przedsiębiorstwa jest zysk. Odzwierciedla on dynamikę rozwoju  firmy i stanowi najważniejszą podstawę pomiaru i oceny efektywności gospodarowania – rentowność. Zysk i płynność są wzajemnie powiązane, jednakże często nie występują one równolegle. Wzrostowi zysku nie zawsze towarzyszy zwiększenie dopływu środków, a poprawa rentowności nie jest równoznaczna z polepszeniem się sytuacji finansowej przedsiębiorstwa i zwiększeniem stanu środków pieniężnych.
Wiele przedsiębiorstw legitymujących się wysoką rentownością posiada kłopoty z opłaceniem swoich bieżących zobowiązań. W praktyce firma o wysokich nawet zyskach może być zmuszona do ogłoszenia upadłości z powodu braku środków pieniężnych, gdyż są one zamrożone np. w nieosiągalnych lub wątpliwych należnościach, gdy natomiast przedsiębiorstwo wykazujące stosunkowo niskie zyski może przetrwać, jeśli zachowuje niezbędny stan środków pieniężnych zapewniających utrzymanie płynności.
Płynność sama przez się nie jest celem. Ale w czasach burzliwych staje się ogranicznikiem. Staje się potrzebą warunkującą przetrwanie.
Dlatego też, ważnym aspektem jest, aby przedsiębiorstwa znały minimum swej płynności, konieczne dla utrzymania się w interesach.
Płynność finansowa przedsiębiorstwa jest na tyle istotna w gospodarce rynkowej, że konieczna jest jej wielokierunkowa analiza. Wymaga ona zatem bardzo dokładnej analizy cyklu kapitału obrotowego, zwłaszcza jego długości. Często wykorzystuje się również analizę przepływów strumieni pieniężnych (cash flow), ponieważ płynność firmy jest uzależniona od poziomu kapitału obrotowego.
Kapitał obrotowy jako miernik informuje, w jakim stopniu krótkoterminowe zobowiązania znajdują pokrycie w tych składnikach majątku, które w porównywalnie krótkim czasie umożliwiają przedsiębiorstwu dostęp do środków pieniężnych.
Dodatnia wartość tego miernika informuje o dostosowaniu źródeł zasileń kapitałowych do struktury majątku przedsiębiorstwa. Pozwala ona oczekiwać, że uwolnienie kapitału związanego z tą częścią majątku nastąpi w czasie nie dłuższym niż wymagany dla wywiązania się z ciążącego na przedsiębiorstwie obowiązku płatności.
W procesie zarządzania krótkoterminową płynnością, miernik kapitał obrotowy wspomagany jest, mając na uwadze jego walory informacyjne, przez wskaźniki płynności finansowej (opisane w części praktycznej). Umożliwiają one obserwację zmian zachodzących w strukturze składników majątku przedsiębiorstwa, które znajdują się poza polem percepcji kapitału obrotowego.
Wskaźniki płynności finansowej sporządzone dla oceny przedsiębiorstwa mogą dotyczyć długiego horyzontu czasowego, jak i okresów krótszych, często jednorocznych. Analiza porównawcza w długich okresach jest elementem składowym dynamicznego rachunku ekonomicznej efektywności inwestycji. Natomiast bieżąca ocena sytuacji finansowej uwzględnia stan płynności w danym okresie sprawozdawczym.

Powstanie należności, zobowiązań musi być udokumentowane w sposób pozwalający na dokonanie prawidłowych rozliczeń z kontrahentami. Dokumentacja rozrachunków z kontrahentami powinna spełniać równocześnie dwie funkcje: informacyjną i kontrolną. Dokumentacja ta winna zapewniać wiarygodne dane do ustalenia należności i zobowiązań z tytułu sprzedaży lub zakupu towarów, materiałów i usług oraz z tytułu innych świadczeń, prawidłowego dokonania rozliczenia tych transakcji, a także prawidłowego rozliczenia podatku VAT. Stosowane faktury (rachunki) w rozrachunkach z kontrahentami stanowią podstawę kontroli legalności, rzetelności i celowości dokonywanych operacji zakupu i sprzedaży. Należności i rozrachunki wynikające z rozrachunków co najmniej na ostatni dzień roku obrotowego lub inny dzień bilansowy podlegają inwentaryzacji, którą dokonuje się drogą uzyskania od dłużników potwierdzenia wykazanego w księgach rachunkowych stanu należności. Potwierdzenie to winno być dokonane na piśmie.

Istota rozrachunków w aspekcie przedmiotowym i podmiotowym
W jednostkach gospodarczych w związku z prowadzoną przez nie działalnością gospodarczą powstają rozrachunki z różnymi kontrahentami i dotyczą różnorodnej działalności.
W ujęciu przedmiotowym rozrachunki dotyczą:
a)    dostaw, robót i usług na rzecz działalności eksploatacyjnej,
b)    rozliczeń z tytułu kapitału i dywidendy,
c)    zaciągniętych pożyczek i wyemitowanych obligacji,
d)    dostaw robót i usług na rzecz działalności inwestycyjnej,
e)    podatków, opłat i innych obciążeń rozliczanych z budżetem,
f)    wynagrodzeń za pracę pracowników i osób wykonujących pracę na podstawie umowy o dzieło lub zlecenie,
g)    pobranych przez pracowników zaliczek na podróże służbowe i zakupy materiałów,
h)    innych rozrachunków krajowych i zagranicznych,
i)    niedoborów, szkód i nadwyżek w majątku przedsiębiorstwa,
j)    innych roszczeń spornych.
Do wszystkich wyżej wymienionych pozycji w przedsiębiorstwie prowadzona jest ewidencja analityczna, umożliwiająca analizę każdego elementu poszczególnych rozrachunków, w tym terminów wymagalnych płatności.
Dotrzymywanie terminów płatności ma szczególne znaczenie w rozrachunkach z jednostkami budżetowymi i z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych, z uwagi na obowiązek płacenia odsetek zwłoki nie zaliczanych do kosztów uzyskania przychodów.
Poza analizą rozliczeń z budżetami bardzo duże znaczenie posiada analiza rozrachunków z tytułu dostaw i usług, gdyż stanowią one z reguły największe kwoty, mające duży wpływ na płynność finansową przedsiębiorstwa.
W ujęciu podmiotowym można wyróżnić następujących kontrahentów:
a)    krajowi dostawcy robót i usług,
b)    krajowi odbiorcy robót i usług,
c)    zagraniczni dostawcy robót i usług,
d)    zagraniczni odbiorcy robót i usług,
e)    urzędy skarbowe w zakresie rozliczeń podatków:
-    od osób fizycznych,
-    od osób prawnych,
-    od nieruchomości,
-    VAT.
f)    Zakład Ubezpieczeń Społecznych w zakresie rozliczeń składek ZUS,
g)    urzędy celne w zakresie rozliczeń ceł i innych opłat związanych z importem i eksportem,
h)    banki w zakresie rozrachunków z tytułu kredytów i rachunków bankowych,
i)    towarzystwa ubezpieczeniowe w zakresie rozrachunków z tytułu ubezpieczeń,
j)    inni kontrahenci.
Do wyżej wymienionych kontrahentów prowadzona jest analityka umożliwiająca prowadzenie analizy poszczególnych kontrahentów pod względem kwot rozrachunkowych i wymaganych terminów wymagalnych płatności.

Znaczenie rozrachunków w działalności przedsiębiorstwa
Bilans jednostki gospodarczej ujmuje w aktywach lub pasywach odpowiednie pozycje dotyczące rozrachunków z różnych tytułów i z różnymi kontrahentami.
Zespół kont rozrachunkowych stosowanych w księgowości szczecin ewidencjonuje wszelkie krajowe i zagraniczne rozrachunki, w tym roszczenia, tj. należności kwestionowane przez kontrahentów oraz należności sporne skierowane na drogę postępowania sądowego.
W aktywach bilansu przedsiębiorstwa występują następujące należności:
I. Należności długoterminowe
1. od jednostek powiązanych
2. od pozostałych jednostek
II. Należności krótkoterminowe
1. Należności od jednostek powiązanych
a) z tytułu dostaw i usług, o okresie spłaty:
– do 12 miesięcy
– powyżej 12 miesięcy
b) inne
2. Należności od pozostałych jednostek
a) z tytułu dostaw i usług, o okresie spłaty:
– do 12 miesięcy
– powyżej 12 miesięcy
b) z tytułu podatków, dotacji, ceł, ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych oraz innych świadczeń
c) inne
e)    dochodzone na drodze sądowej
W księgach rachunkowych prowadzona jest ewidencja analityczna każdego rodzaju należności, umożliwiająca bieżącą analizę i ocenę stanu należności w szczegółowym przekroju podmiotowym i przedmiotowym oraz prowadzenie odpowiednich działań windykacyjnych i monitorowanie ich skuteczności.
Zadaniem ewidencji w odniesieniu do należności jest w szczególności:
-    wyodrębnienie poszczególnych grup należności i roszczeń spornych,
-    odzwierciedlenie przebiegu rozliczeń należności,
-    ustalenie stanu należności i roszczeń spornych w przekroju poszczególnych kontrahentów,
-    wyodrębnienie dla potrzeb sprawozdawczości należności długoterminowych,
-    spełnienie innych wymogów związanych z funkcjami poszczególnych kont należności.
Kwoty i udział w strukturze aktywów należności stanowią istotne elementy dla oceny sytuacji finansowej przedsiębiorstwa, z uwzględnieniem porównania należności z zobowiązaniami.
W pasywach bilansu występują następujące pozycje zobowiązań:
1) Zobowiązania i rezerwy na zobowiązania
I. Rezerwy na zobowiązania
1. Rezerwa z tytułu odroczonego podatku dochodowego
2. Rezerwa na świadczenia emerytalne i podobne
– długoterminowa
– krótkoterminowa
3. Pozostałe rezerwy
– długoterminowe
– krótkoterminowe
II.  Zobowiązania długoterminowe
1. Wobec jednostek powiązanych
2. Wobec pozostałych jednostek
a) kredyty i pożyczki
b) z tytułu emisji dłużnych papierów wartościowych
c) inne zobowiązania finansowe
d) inne
III.  Zobowiązania krótkoterminowe
1. Wobec jednostek powiązanych
a) z tytułu dostaw i usług, o okresie wymagalności:
– do 12 miesięcy
– powyżej 12 miesięcy
b) inne
2. Wobec pozostałych jednostek
a) kredyty i pożyczki
b) z tytułu emisji dłużnych papierów wartościowych
c) inne zobowiązania finansowe
d) z tytułu dostaw i usług, o okresie wymagalności:
– do 12 miesięcy
– powyżej 12 miesięcy
e) zaliczki otrzymane na dostawy
f) zobowiązania wekslowe
g) z tytułu podatków, ceł, ubezpieczeń i innych świadczeń
h) z tytułu wynagrodzeń
i) inne
Podobnie jak w przypadku należności, przedsiębiorstwa prowadzą w księgach rachunkowych ewidencję analityczną zobowiązań w wymaganych przekrojach dla umożliwienia prowadzenia różnego rodzaju analiz i ocen, w tym zwłaszcza zapewnienia terminowego regulowania płatności.
Wielkość zobowiązań w sumie bilansowej pasywów pozwala określić w jakim stopniu działalność przedsiębiorstwa jest finansowana kapitałami obcymi.
W ramach kontaktów z odbiorcami i dostawcami wyodrębnione są konta z tytułu dostaw i usług krajowych i zagranicznych.
Na kontach rozrachunkowych ujmuje się wszelkie należności i zobowiązania od momentu ich powstania aż do całkowitego rozliczenia. Konta rozrachunkowe nie przewidują podziału należności i zobowiązań na krótkoterminowe i długoterminowe w słowniku księgowych ze względu na zmieniającą się w czasie kwalifikację do tych grup należności i zobowiązań.
Do należności i zobowiązań długoterminowych zalicza się te, których data spłaty ostatniej raty przypada na okres dłuższy niż rok licząc od dnia bilansowego.
W praktyce księgowej stosuje się konta analityczne umożliwiające szczegółowy podział poszczególnych rodzajów należności i zobowiązań, odpowiednio do potrzeb bieżącego zarządzania nimi, a także opracowywania sprawozdań finansowych i sporządzania analiz ekonomicznych.
Zobowiązania z tytułu zaciągniętych kredytów krótkoterminowych i długoterminowych figurują w grupie kont środków pieniężnych i rachunków bankowych.
Stany na kontach rozrachunków w porównaniu do majątku i do kapitałów własnych są istotnymi elementami oceny sytuacji finansowej, a w wypadku wystąpienia dużych zadłużeń przy braku środków pieniężnych sygnalizują ewentualne zagrożenia dla dalszej działalności i konieczność podjęcia odpowiednich działań interwencyjnych na rzecz uregulowania zaległych zobowiązań.

Rozrachunki jako odzwierciedlenie kontaktów przedsiębiorstwa z rynkiem
Przedsiębiorstwo jako jednostka gospodarcza funkcjonuje w krajowym systemie gospodarczym oraz niejednokrotnie w kontaktach z jednostkami zagranicznymi.
Kontrahentami przedsiębiorstwa są dostawcy materiałów, towarów i usług służących działalności operacyjnej oraz odbiorcy kupujący produkty, towary, materiały i usługi.
Kontakty gospodarcze w formie prowadzonych transakcji handlowych znajdują odpowiednie odzwierciedlenie jako należności i zobowiązania. W zależności od wielkości przedsiębiorstwa oraz rozmiaru i zakresu jego działalności gospodarczej ewidencja rozrachunków prowadzona jest z odpowiednią szczegółowością. Konta rozrachunków służą do ewidencji wszelkich krajowych i zagranicznych rozrachunków oraz roszczeń z tytułu dostaw materiałów, towarów i produktów, w tym robót i usług, a także zaliczek na poczet dostaw i usług, kaucji gwarancyjnych i zobowiązań z tytułu weksli własnych.
W jednostkach prowadzących szeroką i różnorodną działalność gospodarczą jest prowadzona odpowiednio rozbudowana ewidencja rozrachunków, obejmująca przede wszystkim niżej wymienione konta syntetyczne:
1.    Rozrachunki z odbiorcami krajowymi. Na koncie tym ewidencjonuje się rozrachunki i roszczenia z odbiorcami krajowymi z tytułu sprzedaży wyrobów, towarów i usług.
2.    Rozrachunki z dostawcami krajowymi. Na koncie tym ewidencjonuje się rozrachunki z dostawcami krajowymi z tytułu dostaw materiałów i towarów oraz usług. Na koncie tym nie ujmuje się rozrachunków związanych z realizacją inwestycji, zobowiązań wekslowych oraz wypłaconych dostawcom zaliczek.
3.    Rozrachunków z odbiorcami zagranicznymi. Na koncie tym ewidencjonuje się należności i roszczenia z tytułu rozrachunków z odbiorcami zagranicznymi za dostawy i usługi z wyłączeniem zaliczek. Ewidencję szczegółową do rozrachunków z odbiorcami zagranicznymi prowadzi się w walutach obcych i w walucie polskiej.
4.     Rozrachunki z dostawcami zagranicznymi. Na tym koncie ewidencjonuje się zobowiązania wobec dostawców za dostawy i usługi z wyłączeniem zaliczek i rozrachunków w zakresie inwestycji. Na koncie ujmuje się również otrzymane bonifikaty, opusty i skonta, odszkodowania, kary i odsetki zwłoki.
5.    Zaliczki otrzymane od odbiorców. Konto służy do ewidencji zaliczek otrzymanych od krajowych i zagranicznych odbiorców na poczet przyszłych dostaw i usług.
6.    Zaliczki wypłacone dostawcom. Konto służy do ewidencji zaliczek wypłaconych krajowym i zagranicznym dostawcom na poczet przyszłych dostaw i usług. Na koncie tym nie ujmuje się zaliczek i przedpłat wypłaconych w działalności inwestycyjnej. Analityka do kont zaliczkowych powinna obejmować w szczególności ewidencję każdego kontrahenta.
7.    Zobowiązania wekslowe. Konto służy do ewidencji zobowiązań, na pokrycie których jednostka wystawiła weksle własne. Ewidencja analityczna do w/w konta powinna zapewnić ujęcie poszczególnych weksli i ich cech.
Do wyżej wymienionych kont przedsiębiorstwo powinno prowadzić ewidencję analityczną, pozwalającą na ustalenie przebiegu rozrachunków i stanu należności, roszczeń oraz zobowiązań w odniesieniu do każdego kontrahenta,  a także wyodrębnienia należności i zobowiązań długoterminowych.
Ewidencja analityczna winna zapewniać możliwość bieżącej analizy i oceny stanu rozrachunków oraz sytuacji finansowej w tym zakresie. Dane syntetyczne i analityczne rozrachunków z jednostkami gospodarczymi powinny zatem służyć rozwijaniu kontaktów rynkowych oraz przeciwdziałaniu ewentualnym zagrożeniom w tym zakresie.
Poza kontami rozrachunkowymi z odbiorcami i dostawcami przedsiębiorstwo prowadzi także rozrachunki z :
1.    Urzędem Skarbowym z tytułu podatku dochodowego od osób prawnych  i fizycznych,
2.    Urzędem Skarbowym z tytułu VAT,
3.    Zakładem Ubezpieczeń Społecznych z tytułu składek ZUS,
4.    Urzędem Celnym z tytułu cła, podatku akcyzowego, VAT oraz opłat manipulacyjnych,
5.    Urzędami Skarbowymi i innymi z tytułu podatku akcyzowego, podatku od nieruchomości, podatku od środków transportowych, opłat skarbowych  i innych.
Zadłużenia z tytułu podatków, ceł i innych rozrachunków i naliczone odsetki za zwłokę są symptomami sygnalizującymi trudną sytuację finansową przedsiębiorstwa.

. Stan rozrachunków a sytuacja finansowa przedsiębiorstwa
Stan rozrachunków jest istotnym czynnikiem określającym sytuację finansową przedsiębiorstwa.
Zdolność do terminowej regulacji zobowiązań jest odzwierciedleniem  dotacje unijne i wypłacalności jednostki. Ważną determinantą płynności finansowej jest zdolność do generowania gotówki oraz terminowość i pewność jej uzyskiwania, czyli zdolność do windykacji należności przez przedsiębiorstwo. W tej sferze gospodarki finansowej są kreowane warunki określające zdolność przedsiębiorstwa do spłaty różnego rodzaju długów. W związku z tym należności jako składniki aktywów oraz zobowiązania jako składniki pasywów są ujmowane w bilansie według kryterium terminów spłaty, a mianowicie jako należności i zobowiązania długoterminowe i krótkoterminowe.
Należności i zobowiązania krótkoterminowe to takie, których okres spłaty na dzień bilansowy jest nie dłuższy niż rok, natomiast dla należności i zobowiązań  długoterminowych okres ten wynosi  powyżej rok.
Kryteria te są w zasadzie zgodne z Międzynarodowym Standardem Rachunkowości nr 13 „Prezentacja bieżących aktywów i bieżących zobowiązań”, choć – jak stwierdza się w tym akcie – jednoznaczny podział aktywów i pasywów na bieżące (krótkoterminowe) i długoterminowe jest nie zawsze możliwy. W związku z powyższym w praktyce podział ten w wielu przypadkach bardziej opiera się na konwencji niż na jednej koncepcji.
Podział aktywów oraz zobowiązań na bieżące i długoterminowe zazwyczaj nie jest uważany za adekwatny w sprawozdaniach finansowych przedsiębiorstw o nieokreślonym lub długim cyklu operacyjnym.
Standard 13 ma na celu harmonizację rozwiązań stosowanych w przedsiębiorstwach, poprzez dogodny dla nich wybór sposobu określenia bieżących aktywów i pasywów w ich sprawozdaniach finansowych.
Minimum informacji wykazywanych w zakresie należności i zobowiązań określa Międzynarodowy Standard Rachunkowości nr 5 „ Informacje wykazane w sprawozdaniach finansowych”. Zgodnie z tym standardem, w ramach zobowiązań bieżących należy przedstawiać oddzielnie podane następujące pozycje:
•    bieżące raty długoterminowych zobowiązań,
•    zobowiązania wobec dostawców z tytułu obrotu handlowego:
a)    zobowiązania wobec zarządu,
b)    zobowiązania wewnętrzne,
c)    zobowiązania wobec spółek stowarzyszonych,
d)    zobowiązania z tytułu podatków od dochodów,
e)    zobowiązania z tytułu dywidend,
f)    inne zobowiązania oraz rozliczenia międzyokresowe bierne.
•    kredyty bankowe i salda kredytowe na bankowych rachunkach bieżących.
W ramach majątku trwałego należy wykazywać długoterminowe należności z tytułu:
    należności od zarządu,
    należności od odbiorców i dostawców z tytułu obrotu handlowego,
    należności wewnętrzne,
    należności od spółek stowarzyszonych,
    inne należności.
W ramach majątku obrotowego zobowiązania długoterminowe powinny być prezentowane według następujących pozycji:
•    pożyczki wewnętrzne,
•    pożyczki zabezpieczone,
•    pożyczki niezabezpieczone,
•    pożyczki od spółek stowarzyszonych.
W bilansie dla jednostek, którego wzorzec stanowi załącznik nr 1 do ustawy o rachunkowości, przyjęto następujący układ informacyjny dla zobowiązań i należności.
AKTYWA
A. Aktywa trwałe
I. Wartości niematerialne i prawne
1. Koszty zakończonych prac rozwojowych
2. Wartość firmy
3. Inne wartości niematerialne i prawne
4. Zaliczki na wartości niematerialne i prawne
II. Rzeczowe aktywa trwałe
1. Środki trwałe
a) grunty (w tym prawo użytkowania wieczystego gruntu)
b) budynki, lokale i obiekty inżynierii lądowej i wodnej
c) urządzenia techniczne i maszyny
d) środki transportu
e) inne środki trwałe
2. Środki trwałe w budowie
3. Zaliczki na środki trwałe w budowie
III. Należności długoterminowe
1. Od jednostek powiązanych
2. Od pozostałych jednostek
IV. Inwestycje długoterminowe
1. Nieruchomości
2. Wartości niematerialne i prawne
3. Długoterminowe aktywa finansowe
a) w jednostkach powiązanych
– udziały lub akcje
– inne papiery wartościowe
– udzielone pożyczki
– inne długoterminowe aktywa finansowe
b) w pozostałych jednostkach
– udziały lub akcje
– inne papiery wartościowe
– udzielone pożyczki
– inne długoterminowe aktywa finansowe
4. Inne inwestycje długoterminowe
V. Długoterminowe rozliczenia międzyokresowe
1. Aktywa z tytułu odroczonego podatku dochodowego
2. Inne rozliczenia międzyokresowe
B. Aktywa obrotowe
l. Zapasy
1. Materiały
2. Półprodukty i produkty w toku
3. Produkty gotowe
4. Towary
5. Zaliczki na dostawy
II. Należności krótkoterminowe
1. Należności od jednostek powiązanych
a) z tytułu dostaw i usług, o okresie spłaty:
– do 12 miesięcy
– powyżej 12 miesięcy
b) inne
2. Należności od pozostałych jednostek
a) z tytułu dostaw i usług, o okresie spłaty:
– do 12 miesięcy
– powyżej 12 miesięcy
b) z tytułu podatków, dotacji, ceł, ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych oraz innych świadczeń
c) inne
d) dochodzono na drodze sądowej
III. Inwestycje krótkoterminowe
1. Krótkoterminowe aktywa finansowe
a) w jednostkach powiązanych
– udziały lub akcje
– inne papiery wartościowe
– udzielone pożyczki
– inne krótkoterminowe aktywa finansowe
b) w pozostałych jednostkach
– udziały lub akcje
– inne papiery wartościowe
– udzielone pożyczki
– inne krótkoterminowe aktywa finansowe
c) środki pieniężne i inne aktywa pieniężne
– środki pieniężne w kasie i na rachunkach
– inne środki pieniężne
– inne aktywa pieniężne
2. Inne inwestycje krótkoterminowe
IV. Krótkoterminowe rozliczenia międzyokresowe
PASYWA
A. Kapitał (fundusz) własny
l. Kapitał (fundusz) podstawowy
II. Należne wpłaty na kapitał podstawowy (wielkość ujemna)
III. Udziały (akcje) własne (wielkość ujemna)
IV. Kapitał (fundusz) zapasowy
V. Kapitał (fundusz) z aktualizacji wyceny
VI. Pozostałe kapitały (fundusze) rezerwowe
VII. Zysk (strata) z lat ubiegłych
VIII. Zysk (strata) netto
IX. Odpisy z zysku netto w ciągu roku obrotowego (wielkość ujemna)
B. Zobowiązania i rezerwy na zobowiązania
I. Rezerwy na zobowiązania
1. Rezerwa z tytułu odroczonego podatku dochodowego
2. Rezerwa na świadczenia emerytalne i podobne
– długoterminowa
– krótkoterminowa
3. Pozostałe rezerwy
– długoterminowe
– krótkoterminowe
II. Zobowiązania długoterminowe
1. Wobec jednostek powiązanych
2. Wobec pozostałych jednostek
a) kredyty i pożyczki
b) z tytułu emisji dłużnych papierów wartościowych
c) inne zobowiązania finansowe
d) inne
III. Zobowiązania krótkoterminowe
1. Wobec jednostek powiązanych
a) z tytułu dostaw i usług, o okresie wymagalności:
– do 12 miesięcy
– powyżej 12 miesięcy
b) inne
2. Wobec pozostałych jednostek
a) kredyty i pożyczki
b) z tytułu emisji dłużnych papierów wartościowych
c) inne zobowiązania finansowe
d) z tytułu dostaw i usług, o okresie wymagalności:
– do 12 miesięcy
– powyżej 12 miesięcy
e) zaliczki otrzymane na dostawy
f) zobowiązania wekslowe
g) z tytułu podatków, ceł, ubezpieczeń i innych świadczeń
h) z tytułu wynagrodzeń
i) inne
3. Fundusze specjalne
IV. Rozliczenia międzyokresowe
1. Ujemna wartość firmy
2. Inne rozliczenia międzyokresowe
– długoterminowe
– krótkoterminowe.
Należności i roszczenia umorzone, nieściągalne i przedawnione nie są zaliczane do aktywów. Wymagają one odpisów w ciężar rezerw, jeśli były takie uprzednio na ten cel utworzone, lub w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych.
Zobowiązania przedawnione lub umorzone odpisuje się na dobro pozostałych przychodów operacyjnych. W informacji dodatkowej jednostka wykazuje zobowiązania warunkowe wynikające z prowadzonej działalności gospodarczej.